HƯỚNG DẪN CÁCH VIẾT & TẢI MẪU ĐƠN XIN VIỆC TRONG HỒ SƠ CHUẨN NHẤT

Mẫu đơn xin việc trong hồ sơ là một phần quan trọng giúp bạn thể hiện mong muốn và sự phù hợp với vị trí ứng tuyển. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách viết đúng chuẩn, đặc biệt là các mục như trình độ văn hóa, trình độ chuyên môn hay tình trạng sức khỏe. 

Trong bài viết này, Langmaster Careers sẽ hướng dẫn chi tiết cách viết từng phần trong đơn xin việc, kèm theo mẫu đơn chuẩn giúp bạn dễ dàng hoàn thiện hồ sơ chuyên nghiệp.

1. Mẫu đơn xin việc trong hồ sơ là gì? Phân biệt với CV

1.1. Mẫu đơn xin việc trong hồ sơ là gì?

Mẫu đơn xin việc (Application Letter / Cover Letter) là một văn bản trang trọng do ứng viên gửi đến nhà tuyển dụng (thường được đặt lên trên cùng hoặc đi kèm bên trong bộ hồ sơ xin việc). Mục đích chính của lá đơn này là để ứng viên chính thức bày tỏ nguyện vọng được làm việc tại công ty, tóm tắt ngắn gọn sự phù hợp của bản thân đối với vị trí ứng tuyển và mong muốn có được một cơ hội phỏng vấn.

Đơn xin việc có thể được mua sẵn tại các cửa hàng văn phòng phẩm, được viết tay hoàn toàn trên giấy A4, hoặc được đánh máy theo một form chuẩn.

1.2. Phân biệt Sơ yếu lý lịch (CV) và Đơn xin việc

Bảng phân biệt chi tiết CV và Đơn xin việc:

2. Đơn xin việc trong hồ sơ gồm những nội dung gì?

Dù bạn sử dụng mẫu đơn mua sẵn, viết tay hay đánh máy, một mẫu đơn xin việc chuẩn trong bộ hồ sơ hành chính tại Việt Nam luôn phải đảm bảo đầy đủ các cấu phần cơ bản sau đây:

1. Quốc hiệu và Tiêu ngữ: Bắt buộc đối với văn bản hành chính tại Việt Nam.
2. Tiêu đề đơn: Thường được viết in hoa, in đậm, căn giữa.
3. Kính gửi: Thông tin chính xác về người hoặc bộ phận nhận đơn (Ban Giám đốc, Phòng Nhân sự).
4. Thông tin cá nhân của ứng viên: Bao gồm Họ và tên, Ngày tháng năm sinh, Số CMND/CCCD, Địa chỉ thường trú, Địa chỉ liên hệ, Số điện thoại.
5. Thông tin trình độ: Bao gồm Trình độ văn hóa, Trình độ chuyên môn, Ngoại ngữ.
6. Lý do và nguyện vọng ứng tuyển: Phần quan trọng nhất để thể hiện động lực và sự phù hợp.
7. Kinh nghiệm và kỹ năng: Nêu bật 2-3 điểm mạnh chuyên môn phù hợp với yêu cầu công việc.
8. Lời cam đoan: Lời hứa về việc tuân thủ nội quy công ty nếu được tuyển dụng và tính xác thực của hồ sơ.
9. Chữ ký và Ngày tháng năm: Xác nhận pháp lý của người làm đơn.

>>> Xem thêm: ĐƠN XIN VIỆC KÍNH GỬI AI? CÁCH XƯNG HÔ TINH TẾ CHIẾM TRỌN LÒNG TIN 

3. Mẫu đơn xin việc trong hồ sơ chuẩn nhất

Dưới đây là một mẫu đơn xin việc chuẩn, tổng hợp đầy đủ các yếu tố cần thiết. Bạn có thể sao chép đoạn văn bản này để thiết kế lại trên Word hoặc dùng làm dàn ý để tự viết tay một lá đơn hoàn chỉnh.

>>> Xem thêm: DOWNLOAD 12 MẪU ĐƠN XIN VIỆC LÀM FILE WORD CHUẨN GÂY ẤN TƯỢNG 

4. Cách viết đơn xin việc chuẩn từng phần

4.1. Phần mở đầu

• Quốc hiệu, tiêu ngữ: Cần trình bày đúng chuẩn. "CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM" viết in hoa toàn bộ. "Độc lập - Tự do - Hạnh phúc" viết hoa chữ cái đầu của các cụm từ, giữa các cụm từ có dấu gạch ngang nối.
• Tiêu đề: "ĐƠN XIN VIỆC" hoặc "ĐƠN ỨNG TUYỂN" cần viết in hoa, cỡ chữ lớn hơn và căn giữa trang giấy.
• Phần Kính gửi: Điền rõ tên Công ty mà người làm đơn muốn ứng tuyển vào làm việc

4.2. Giới thiệu bản thân

• Họ và tên: Luôn viết IN HOA CÓ DẤU (Ví dụ: NGUYỄN VĂN A).
• Ngày sinh, CCCD: Ghi chính xác theo giấy tờ tùy thân hiện hành.
• Địa chỉ liên hệ: Phân biệt rõ "Thường trú" (theo sổ hộ khẩu/cơ sở dữ liệu quốc gia) và "Chỗ ở hiện tại".
• Số điện thoại & Email: Sử dụng số điện thoại cá nhân bạn thường xuyên kiểm tra nhất. Địa chỉ email phải nghiêm túc, chuyên nghiệp (Nên dùng định dạng: ten.ho@gmail.com hoặc ho.ten.ngaysinh@gmail.com). Tuyệt đối tránh các email thiếu chuyên nghiệp

4.4. Cách ghi trình độ văn hóa trong đơn xin việc

Trình độ văn hóa trong đơn xin việc không phải là mục bắt buộc, nhưng nếu có, bạn nên ghi rõ ràng và chính xác. Đây là thông tin về bậc học phổ thông cao nhất đã hoàn thành, thường được trình bày theo công thức “Số lớp/Tổng số lớp” (ví dụ: 12/12), phản ánh nền tảng giáo dục chứ không phải trình độ chuyên môn.

Cách ghi cụ thể:

• Tốt nghiệp THPT (hệ 12 năm): Ghi 12/12.
• Tốt nghiệp THCS (cấp 2): Ghi 9/12.
• Hệ phổ thông cũ (10 năm): Ghi 10/10.
• Nếu chưa tốt nghiệp: Ghi lớp cao nhất đã hoàn thành (ví dụ: 10/12, 11/12)

4.5. Cách ghi trình độ chuyên môn trong đơn xin việc

Trình độ chuyên môn trong đơn xin việc nên ghi bậc đào tạo cao nhất (Đại học, Thạc sĩ, Cao đẳng...) kèm chuyên ngành. Hãy viết trung thực, ngắn gọn, tập trung vào lĩnh vực liên quan đến vị trí ứng tuyển để tạo ấn tượng về năng lực.

Cách ghi trình độ chuyên môn chi tiết:

• Trình độ cao nhất: Ghi rõ cấp bậc (Tiến sĩ, Thạc sĩ, Cử nhân, Kỹ sư, Cao đẳng, Trung cấp).
• Chuyên ngành đào tạo: Ghi rõ ngành học (ví dụ: Kế toán, Công nghệ thông tin, Marketing...).
• Tên trường/Cơ sở đào tạo
• Thời gian tốt nghiệp/Năm hoàn thành

Ví dụ:

• Tốt nghiệp Đại học: Cử nhân Marketing - Trường đại học Ngoại thương (2025)
• Tốt nghiệp Cao đẳng: Cao đẳng – Chuyên ngành Thiết kế đồ họa (2026)
• Chưa tốt nghiệp: Sinh viên năm 4 ngành Tài chính - Học viên Tài chính 

>>> Xem thêm: NGHỀ NGHIỆP CHUYÊN MÔN TRONG ĐƠN XIN VIỆC VIẾT THẾ NÀO CHO KHÉO LÉO 

4.6. Cách ghi tình trạng sức khỏe trong đơn xin việc

Ghi tình trạng sức khỏe trong đơn xin việc thường không bắt buộc, nhưng nếu có, bạn nên trình bày ngắn gọn, trung thực và dựa trên kết quả khám sức khỏe gần nhất (trong vòng 6 tháng).

Cách ghi tình trạng sức khỏe cụ thể:

• Sức khỏe tốt: "Sức khỏe tốt", "Sức khỏe tốt - làm việc được toàn thời gian", "Thể lực tốt - phù hợp công việc cần di chuyển", "Sức khỏe tốt - không mắc bệnh mãn tính".
• Sức khỏe khá/ổn định: "Khá - sức khỏe ổn định, có thể tăng ca khi cần".
• Sức khỏe bình thường: "Sức khỏe bình thường", "Sức khỏe đủ điều kiện học tập và công tác".

4.7. Nêu bật kinh nghiệm và lý do ứng tuyển

Nêu rõ nguồn thông tin: Cho nhà tuyển dụng biết bạn tìm thấy tin tuyển dụng ở đâu (điều này giúp bộ phận HR đo lường hiệu quả các kênh truyền thông của họ).

Trình bày tóm tắt năng lực: Không liệt kê lại toàn bộ CV. Hãy chọn ra 1-2 kinh nghiệm/kỹ năng đắt giá nhất và liên quan trực tiếp nhất đến yêu cầu của vị trí ứng tuyển.

• Ví dụ thay vì viết: "Tôi đã làm sale 2 năm."
• Hãy viết: "Với 2 năm kinh nghiệm ở vị trí Nhân viên Kinh doanh, tôi đã liên tục vượt 120% KPI doanh số và xây dựng được kỹ năng đàm phán, xử lý từ chối xuất sắc. Tôi tin rằng những kỹ năng này hoàn toàn đáp ứng được kỳ vọng của Quý công ty cho vị trí Chuyên viên Phát triển Thị trường."

Thái độ và Định hướng: Thể hiện sự cầu thị, tinh thần sẵn sàng học hỏi và mong muốn gắn bó lâu dài.

4.8. Kết thúc đơn và Lời cam đoan

Phần kết luận cần sự mạnh mẽ, tự tin và lịch sự.

• Khẳng định lại sự phù hợp của bạn một lần nữa.
• Ghi rõ lời cam đoan: Cam kết thông tin cung cấp là sự thật và tuân thủ nội quy nếu được nhận.
• Call to Action (Kêu gọi hành động): Đừng quên bày tỏ mong muốn được tham gia vòng phỏng vấn để trao đổi chi tiết hơn. (Ví dụ: "Tôi rất mong nhận được cơ hội tham gia vòng phỏng vấn để có thể trình bày rõ hơn về năng lực của mình cũng như những giá trị tôi có thể mang lại cho công ty.")
• Cuối cùng là ngày tháng năm làm đơn, ký và ghi rõ họ tên.

5. Những lỗi thường gặp khi viết mẫu đơn xin việc trong hồ sơ

Rất nhiều ứng viên sở hữu năng lực chuyên môn tốt nhưng lại đánh mất cơ hội ngay từ vòng sơ loại hồ sơ chỉ vì những lỗi cơ bản trong đơn xin việc. Dưới đây là các nhóm lỗi phổ biến nhất bạn cần đặc biệt tránh:

5.1. Lỗi về nội dung và hình thức

• Sai chính tả và ngữ pháp: Đây là lỗi cơ bản thể hiện sự cẩu thả, thiếu chuyên nghiệp và không chỉn chu. Hãy luôn rà soát thật kỹ trước khi nhấn nút nộp hồ sơ.
• Sao chép mẫu máy móc: Sử dụng một mẫu thư cho tất cả các công ty khiến nội dung trở nên khô khan, thiếu sự cá nhân hóa. Nhà tuyển dụng rất dễ dàng nhận ra điều này.
• Quá dài dòng hoặc quá ngắn: Đơn xin việc lý tưởng chỉ nên nằm gọn trong một trang giấy A4. Ngắn quá thì thiếu thông tin, dài quá thì lan man khiến người đọc mất kiên nhẫn.
• Trình bày không rõ ràng, font chữ không phù hợp: Sử dụng quá nhiều font chữ bay bướm, màu sắc sặc sỡ hoặc căn lề không ngay ngắn sẽ phá vỡ tính trang trọng của một văn bản hành chính.

5.2. Lỗi về thông tin và tư duy ứng tuyển

• Sao y bản chính CV: Đơn xin việc nên có chức năng bổ sung, làm nổi bật câu chuyện thành tích và động lực ứng tuyển. Tuyệt đối không nên liệt kê lại toàn bộ nội dung đã có trong CV.
• Thiếu thành tựu cụ thể: Chỉ mô tả trách nhiệm công việc (ví dụ: "làm marketing") mà không nêu bật được thành tích hoặc kết quả đo lường được (ví dụ: "tăng 20% doanh thu trong quý").
• Không nghiên cứu công ty: Viết thư quá chung chung, nộp công ty A nhưng kính gửi công ty B, hoặc không thể hiện được sự hiểu biết về vị trí và văn hóa doanh nghiệp đang ứng tuyển.
• Tập trung vào "tôi cần gì" thay vì "tôi có thể cống hiến gì": Ứng viên thường dễ mắc sai lầm khi chỉ nói về việc công ty sẽ giúp họ học hỏi được gì. Thay vào đó, nhà tuyển dụng muốn biết bạn sẽ mang lại giá trị gì cho họ.
• Thông tin không trung thực: Phóng đại năng lực bản thân, đưa ra những kỹ năng hay kinh nghiệm mình không thực sự có.

5.3. Lỗi khi gửi và trình bày hồ sơ

• Gửi email sai tiêu đề hoặc thiếu nội dung: Sử dụng tên email thiếu chuyên nghiệp, không viết tiêu đề (Subject line) rõ ràng hoặc để trống phần nội dung thân email khi nộp online.
• Quên đính kèm file hoặc gửi sai định dạng: Quên đính kèm tài liệu quan trọng, hoặc gửi file dưới dạng Word dễ bị lỗi font. Định dạng file phổ biến, chuyên nghiệp và an toàn nhất luôn là PDF.
• Thiếu lời kêu gọi hành động (Call to action): Không kết thúc bằng lời đề nghị mong muốn được sắp xếp một buổi phỏng vấn trực tiếp để trao đổi sâu hơn về công việc.

>>> XEM THÊM: HƯỚNG DẪN VIẾT NỘI DUNG EMAIL XIN VIỆC GHI ĐIỂM VỚI NHÀ TUYỂN DỤNG 

6. Câu hỏi thường gặp

6.1. Đơn xin việc trong hồ sơ có bắt buộc không?

Phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp và giai đoạn tuyển dụng.

• Ở vòng ứng tuyển ban đầu qua email hoặc các nền tảng trực tuyến, thường bạn chỉ cần nộp CV kèm một đoạn thư ngắn trong nội dung email (Email Cover Letter).
• Tuy nhiên, khi bạn tham gia phỏng vấn trực tiếp tại các công ty có quy trình nhân sự truyền thống, các công ty sản xuất, tập đoàn nhà nước, hoặc khi bạn trúng tuyển và cần nộp hồ sơ nhân sự (Onboarding) để ký hợp đồng lao động, thì một bộ hồ sơ cứng có mẫu đơn xin việc bên trong là Bắt buộc theo quy định về lưu trữ hồ sơ lao động.

6.2. Nên viết đơn xin việc tay hay đánh máy?

Việc lựa chọn viết đơn xin việc tay hay đánh máy phụ thuộc vào yêu cầu của nhà tuyển dụng và vị trí ứng tuyển. Viết tay thể hiện sự chân thành, chỉn chu và tôn trọng, trong khi đánh máy mang lại sự chuyên nghiệp, nhanh chóng và dễ chỉnh sửa.

6.3. Đơn xin việc trong hồ sơ có cần dán ảnh không?

Đơn xin việc trong hồ sơ không bắt buộc phải dán ảnh. Tuy nhiên, trong một số trường hợp như khi nhà tuyển dụng có yêu cầu, hoặc với các vị trí cần hình ảnh chỉn chu, việc dán ảnh sẽ giúp hồ sơ trông chuyên nghiệp hơn và tạo ấn tượng tốt ngay từ ban đầu.

6.4. Đơn xin việc dài bao nhiêu là đủ?

Độ dài lý tưởng cho đơn xin việc là 1 trang giấy A4. Nhà tuyển dụng chỉ có trung bình 6 đến 10 giây để lướt qua một bộ hồ sơ. Một lá đơn quá dài dòng, lan man sang trang thứ hai sẽ khiến họ mất kiên nhẫn. Hãy giữ mọi thứ ngắn gọn, súc tích, tập trung trực tiếp vào giá trị cốt lõi mà bạn mang lại. 

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn chi tiết về cách viết mẫu đơn xin việc trong hồ sơ chuẩn nhất, từ cách trình bày đến cách ghi các nội dung quan trọng như trình độ văn hóa trong đơn xin việc, trình độ chuyên môn trong đơn xin việc và tình trạng sức khỏe trong đơn xin việc. Hy vọng rằng những chia sẻ này sẽ giúp bạn tự tin hoàn thiện đơn xin việc một cách chỉn chu, rõ ràng và chuyên nghiệp hơn trong mắt nhà tuyển dụng.

Nếu bạn đang tìm kiếm một môi trường làm việc chú trọng phát triển con người, đề cao tư duy tích cực và tinh thần học hỏi không ngừng, thì Langmaster Careers chính là điểm khởi đầu lý tưởng để bạn bứt phá sự nghiệp.

Khám phá ngay các vị trí đang tuyển dụng tại Langmaster Careers và ứng tuyển hôm nay để không bỏ lỡ cơ hội trở thành một phần của đội ngũ năng động, truyền cảm hứng!

ỨNG TUYỂN NGAY